Cuánto tarda un certificado del Registro Civil online

La sede electrónica del Ministerio de Justicia ofrece dos vías online, las dos gratuitas, y la diferencia entre ellas es justo el tiempo. Con identificación mediante Cl@ve o certificado digital, la sede comprueba si la información está disponible por medios telemáticos y, si lo está, la certificación se expide en el momento; si no lo está, te informa de si lo recibirás por correo postal o de cómo debes proceder. Sin identificación mediante Cl@ve, la solicitud es igual de gratuita y no te pide nada, pero la sede advierte que el certificado solicitado por esa vía se remite siempre por correo ordinario al domicilio indicado en la solicitud: no hay entrega inmediata por esta puerta, ni siquiera cuando tu asiento está digitalizado.

La tercera vía es encargar la gestión, que es lo que hacemos nosotros. Conviene decirlo con claridad, porque es la pregunta que nadie contesta: pagar no acorta el plazo del Registro Civil. La oficina que custodia el asiento tarda lo que tarda, y no existe ninguna tasa de urgencia que la obligue a ir más rápido. Lo que cambia es quién se pelea con el formulario, que revisamos los datos antes de enviarlos, y que el documento te llega por email en cuanto el Registro responde, en lugar de esperar al buzón de casa. Si tienes Cl@ve y tu asiento está disponible, la vía más rápida no somos nosotros: es la propia sede, y te lo decimos aquí y no en la letra pequeña.

Todo lo demás es secundario. El Registro Civil es hoy un registro electrónico individual, pero los asientos antiguos se fueron incorporando por tramos, así que un nacimiento de 1978 en un municipio pequeño puede no estar disponible por medios telemáticos aunque el de 2015 de la ciudad de al lado sí lo esté. Cuando el asiento está disponible, la vía con Cl@ve lo expide en el momento. Cuando no lo está, el expediente pasa por manos humanas en la oficina que lo custodia y ahí ya no hay plazo comprometido por nadie: ni el Ministerio publica un número de días, ni podemos publicarlo nosotros.

Hay tres casos que alargan el plazo casi siempre y conviene reconocerlos antes de empezar. El primero, que la inscripción esté en el Registro Civil Central o en un consulado: por esa vía suele pedirse el número de tomo y página del asiento, y sin ellos la búsqueda es manual. El segundo, que la inscripción sea antigua o esté en un archivo histórico. Y el tercero, el más frecuente y el único que está en tu mano: un dato mal escrito. Un nombre, un apellido compuesto o una fecha que no coincide con lo que consta obliga a buscar a mano o a devolver la solicitud, y ahí se van los días.

Acertar a la primera. Reúne los datos exactamente como constan en la inscripción —nombres completos, apellidos, fecha y lugar—, y si la inscripción está en el Central o en un consulado, busca el tomo y la página antes de solicitar. Es aburrido y es lo que más tiempo ahorra.

Y elegir bien la modalidad. El literal reproduce la inscripción completa con sus anotaciones marginales y es el que suelen exigir en herencias, notaría o expediente matrimonial; el extracto es un resumen para gestiones menores; el plurilingüe sirve para los países del Convenio de Viena de 1976. Pedir la equivocada no es un descuido menor: cuando el certificado no se expide al momento, normalmente no se puede volver a solicitar el mismo certificado hasta pasados 15 días desde la petición anterior. O sea, que un tipo mal elegido no cuesta un clic, cuesta dos semanas. Si dudas, confírmalo con quien te lo pide antes de solicitar nada.

Si nos encargas la gestión, esas dos cosas son justo las que revisamos antes de enviar la solicitud, y las condiciones incluyen una red de seguridad para el caso peor: si transcurrido un plazo prolongado —que revisamos periódicamente, de forma orientativa en torno a los 60 días— el Registro no ha emitido el certificado, se reembolsa el importe del servicio de gestión.